Webサイト制作において発注者のチームづくりで大切なこと
弊社では、よくお客様から「Webサイトの制作を行う際に社内でどう進めていけば良いかわからない」とご相談を受けることがあります。
Webサイトの制作を担当するのがはじめての方にとっては、何から考えて何を準備すればいいのか分からないことがたくさん出てくると思います。
今回はそういったWebサイト制作における発注者側の体制づくりで気を付けるポイントについてお伝えしたいと思います。
これからWebサイトの制作を依頼したいと思っている方は、是非ご参考にしていただければ幸いです。
発注者でよくある悩み・課題
Webサイトの制作を発注するにあたり、決めなければならないことがたくさんあります。
制作するWebサイトの規模感にもよりますが、1人だけですべてを対応することはとても難しいでしょう。
みなさんも次のようなお悩みはありませんか？
制作するWebサイトの規模感にもよりますが、1人だけですべてを対応することはとても難しいでしょう。
「会社からサイトをリニューアルしてほしいと話が下りてきたが、自分1人でどう進めたら良いだろう…」
「ほかの業務もあるから時間が取れない…」
「周りで相談できる人がいない…」
「制作会社にどう依頼したらいいのかわからない…」
弊社でもお客様から「どう進めたらいいの？」とご相談をいただくことが多くあります。
企業によって課題は様々ですが「Webに関する知識不足」「企業内のコミュニケーション」「制作会社とのコミュニケーション」に関わる課題が多く見受けられます。
これらの課題を解決しながらWebサイトを制作していくには、制作会社に依頼する前に、依頼する側でもしっかりとした社内のチーム体制を作ることが大切になります。
では、どのようにして社内の体制を整えていけば良いでしょうか。
次をみていきましょう。
社内の体制準備における3つのポイント
Webサイトを作る場合、下記のような準備が必要になります。
- 作るWebサイトの方向性の検討
- 社内（他部署等）への要望ヒアリング
- サイトで使用する画像や原稿の手配
- 原稿のチェックや確認
- 情報システム関連の部署または外部委託先との連携
- 決済者への確認
- 制作会社との連絡 ・・・etc
これらすべてを1人でこなすことはとても大変です。
社内でチームを組んで役割分担をしながら進めていくのが良いでしょう。
では、具体的にどのように進めていけば良いのか見ていきましょう。
１．社内関係者とサイトの目的を定める
作るサイトは誰にどういったことを伝えたいのか、サイトを作ることで自社にどういったことをもたらしたいのかを明確にしましょう。社内の関係メンバーとサイトの目的について話し合い、共通認識を持つことが大切です。
例：30代～40代の女性をターゲットに自社で展開しているサービスのお問い合わせ数を増やしたい など。
「なんとなくサイトのデザインが古いから新しくしたい」といったような曖昧な理由だけでは、サイトを作る中での方針が定まらず、何がベストな選択なのかが見えにくくなってしまいます。
サイトの目的など、要件を固めるのはとても重要なことですが、とても大変なことでもあります。
Web担当者になった方には社内の関係者としっかりゴールを定めて共有し、ゴールに向けて一緒に走る土台を作っていくことが大事です。
２．役割分担を行う
サイトを作る上で考えることや用意するもの、社内外でのやり取りなど、たくさんのタスクがあります。社内のチームメンバーで下記のように役割分担を行うことが良いでしょう。
【プロジェクトリーダー】
- 制作会社との窓口や参加しているメンバーの指揮官となる役
- 社内のスケジュール管理
- 最終的な決定を行う方
【コンテンツ手配メンバー】
- 制作会社に提出する原稿や写真等素材の取りまとめ役
- 他部署と連携が必要なコンテンツの原稿・素材手配等の調整役
サイト制作の目的を達成するために、誰が何を行うべきかを最初に決めておくと良いでしょう。
３．スケジュールの検討とタスク整理
サイトの目的と役割が決まったら、どのように制作を進めていくかスケジュールを検討していくことになります。
自社の用意できる体制から無理なく行えるスケジュール感にすること、またタスクの整理とあわせてスケジュールを組んでいくことが重要です。無理なスケジュールを組んでも、進めていく中で対応が遅れスケジュールが後ろ倒しになってしまっては意味がありません。
実際にサイトを作成する制作会社と相談しながら「このタスクは3日みておく方が良い」などこまめに相談しながらスケジュールを検討・確認することが大事です。
特に作ったものを役員・代表者に確認してもらうスケジュールは期間を取りにくいものになるので、事前に社内で段取り・調整を行うことが上手く進めるコツになります。
チーム全体で摺り合わせを行いタスクの洗い出しと整理、スケジュールにどのように落とし込むかを検討するのが良いでしょう。
まとめ
制作における発注者側の体制づくりのポイントをご紹介しました。
もちろんこれらを実践したからすべてうまくいくわけではないですが、事前の準備をしっかりしておくことで制作の進行をスムーズにすることができます。
制作会社の選定は3つのポイントの1と2を終えたくらいで検討するのが良いでしょう。
制作方法や進行に課題がある場合には制作会社に相談してみるのも一つの手です。
一番良くないことはすべて制作会社に投げっぱなしにすることです。
「思っていたものと違った」「こんなはずじゃなかった」とならないように、依頼する側と制作会社が一緒になって作りあげていく気持ちが大事になります。
弊社では、お客様に寄り添って一緒に作り上げるための体制がございます！
要件の取りまとめから提案依頼書（RFP）の作成といった段階からお手伝いすることも可能なので、是非お気軽にご相談ください！
皆さんからのご連絡をお待ちしております！
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